Grāmatvedi parasti maina, kad sadarbība vairs neapmierina: atbildes nāk lēni, termiņi tiek kavēti vai nav skaidrs, kādā stāvoklī ir uzskaite. Pati maiņa nav sarežģīta, ja to organizē pareizi. Šajā rakstā – kā mainīt grāmatvedi soli pa solim, ko pārbaudīt un ko darīt, ja iepriekšējais grāmatvedis vienkārši ir pazudis.
Galvenais: par dokumentiem atbild valde, nevis grāmatvedis
Grāmatvedības dokumenti un dati pieder uzņēmumam. Par to nodošanu jaunajam grāmatvedim atbild sabiedrības valde. Iepriekšējais grāmatvedis dokumentus nodod tikai tad, ja valde viņu ir pilnvarojusi to darīt.
Tāpēc pirms maiņas pārliecinieties, ka jums pašiem ir piekļuve:
- grāmatvedības programmai vai vismaz datu eksportam;
- VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmai (EDS);
- internetbankai un kontu izrakstiem;
- līgumiem, rēķiniem un citiem attaisnojuma dokumentiem.
Soli pa solim: kā mainīt grāmatvedi
- Izvēlieties jauno grāmatvedi. Pārliecinieties, ka ārpakalpojuma grāmatvedim ir VID izsniegta licence – to var pārbaudīt VID licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā.
- Vienojieties par pārejas datumu. Visērtāk mainīt pēc mēneša vai ceturkšņa beigām, kad iepriekšējā perioda deklarācijas jau iesniegtas.
- Izbeidziet līgumu ar iepriekšējo grāmatvedi atbilstoši līguma uzteikuma nosacījumiem un vienojieties, kurš sagatavo pēdējā mēneša deklarācijas.
- Nododiet dokumentus un datus. Valde (vai tās pilnvarota persona) nodod jaunajam grāmatvedim datus un dokumentus – ieteicams to noformēt ar nodošanas–pieņemšanas aktu.
- Nomainiet piekļuves. Atsauciet iepriekšējā grāmatveža pilnvaras VID EDS un piešķiriet tās jaunajam.
- Jaunais grāmatvedis pārbauda atlikumus – bankas, debitoru, kreditoru, nodokļu kontu – un ziņo par atrastajām nesakritībām.
Kas jānodod jaunajam grāmatvedim
- Grāmatvedības datu eksports vai piekļuve programmai.
- Bankas izraksti par tekošo un iepriekšējo gadu.
- Pēdējais iesniegtais gada pārskats un iesniegtās deklarācijas.
- Pamatlīdzekļu un krājumu saraksts.
- Līgumi ar klientiem, piegādātājiem, darbiniekiem, aizdevumu līgumi.
- Informācija par neapmaksātiem rēķiniem un nodokļu parādiem.
- Grāmatvedības politika un kontu plāns, ja tādi ir.
Kāpēc jaunais grāmatvedis prasa informāciju par uzņēmuma īpašniekiem
Licencēts ārpakalpojuma grāmatvedis ir Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas likuma (NILLTPFN) subjekts. Tāpēc sadarbības sākumā viņam ir pienākums veikt klienta izpēti – noskaidrot patiesos labuma guvējus, uzņēmuma darbību un līdzekļu izcelsmi. Tā nav neuzticēšanās, bet likuma prasība, un, jo ātrāk informācija ir sagatavota, jo ātrāk var sākt darbu.
Ko darīt, ja iepriekšējais grāmatvedis ir pazudis
Gadās, ka grāmatvedis pārtrauc darbu, neko nenododot, un neatbild uz zvaniem. Tad uzskaite jāatjauno no tā, kas ir atrodams. Mūsu praksē ir bijis gadījums, kad uzņēmuma visa gada uzskaiti nācās kārtot no jauna. Atjaunošanai izmantojām:
- bankas izrakstus – tie parāda visus naudas darījumus;
- VID EDS datus – iesniegtās deklarācijas un nodokļu konta pārskatu;
- rēķinus no klientiem un piegādātājiem – tos, kas bija uzņēmumā, un tos, ko pieprasījām no darījumu partneriem.
Pārbaudē parasti atklājas vairākas problēmas vienlaikus: trūkstoši rēķini, nedeklarēts PVN, nesaskaņoti atlikumi un neiesniegts gada pārskats.
Svarīgi zināt: ja tiek laboti iepriekšējie periodi un iesniegtas precizētas deklarācijas, nokavējuma naudas ir neizbēgamas. Tās nevar novērst – var tikai panākt, ka uzskaite turpmāk ir pareiza un problēmas neturpina augt. Tāpēc, jo ātrāk situāciju sāk labot, jo mazākas ir sekas.
Kad labāk mainīt grāmatvedi
- Pēc mēneša vai ceturkšņa beigām – robeža starp periodiem ir skaidra.
- Pirms gada pārskata sezonas – janvārī vai februārī jaunajam grāmatvedim vēl pietiek laika pārbaudīt gadu un sagatavot pārskatu.
- Nekavējoties, ja ir aizdomas, ka deklarācijas netiek iesniegtas vai uzskaite netiek kārtota – katrs mēnesis palielina labojumu apjomu.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai grāmatvedi var mainīt gada vidū?
Jā. Grāmatvedi var mainīt jebkurā mēnesī. Svarīgi vienoties par precīzu pārejas datumu un to, kurš sagatavo pēdējā mēneša deklarācijas.
Kurš nodod dokumentus jaunajam grāmatvedim?
Sabiedrības valde. Iepriekšējais grāmatvedis dokumentus nodod tikai tad, ja valde viņu ir pilnvarojusi.
Ko darīt, ja iepriekšējais grāmatvedis neatbild?
Uzskaiti var atjaunot no bankas izrakstiem, VID EDS datiem un rēķiniem no klientiem un piegādātājiem. Jo ātrāk to sāk, jo mazāks ir labojumu apjoms.
Vai par iepriekšējo periodu labošanu būs jāmaksā nokavējuma nauda?
Ja precizētās deklarācijas palielina nodokļu saistības par pagātnes periodiem, nokavējuma naudas ir neizbēgamas. Tās nevar novērst, bet savlaicīga labošana neļauj tām augt.
Kā pārbaudīt, vai grāmatvedim ir licence?
VID licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā.
Nav skaidrs, kādā stāvoklī ir jūsu uzskaite?
Ja pirms maiņas vēlaties zināt, ko pārņemat, piedāvājam iekšējo grāmatvedības pārbaudi – rakstisku ziņojumu par uzskaites stāvokli un riskiem. Ja esat gatavi mainīt grāmatvedi, skatiet pilna cikla grāmatvedību un cenas vai piesakiet bezmaksas sarunu.