Dzīvokļu īpašnieku biedrības grāmatvedības uzskaite un maksājumu administrēšana dzīvojamās mājas pārvaldīšanā.
Biedrības grāmatvedības uzskaite kļūst būtiski sarežģītāka, ja dzīvokļu īpašnieku biedrība pati veic dzīvojamās mājas pārvaldīšanu. Šādā situācijā ar parastu ieņēmumu un izdevumu apkopošanu nepietiek. Nepieciešama detalizēta, pārskatāma un kontrolējama uzskaite par katru dzīvokļa īpašnieku, katru maksājumu veidu, uzkrājumu fondu, debitoriem un trešo personu vārdā aprēķinātajām iemaksām.
Praksē tieši šajā vietā rodas lielākās kļūdas: maksājumi tiek sajaukti vienā plūsmā, uzkrājumu fonds nav nodalīts, nav pietiekamas analītikas pa īpašniekiem, un gada pārskata sagatavošana gada beigās kļūst par laikietilpīgu rekonstrukciju. Tāpēc šajā rakstā aplūkojam, kā organizēt dzīvokļu īpašnieku biedrības grāmatvedības uzskaiti, ja biedrība pati pārvalda dzīvojamo māju.
Šā raksta tvērums: tikai divkāršā ieraksta grāmatvedība
Šis raksts apzināti ir sagatavots, balstoties tikai uz divkāršā ieraksta grāmatvedības principiem. Tas ir praktisks un profesionāls fokuss, nevis mēģinājums analizēt visas iespējamās grāmatvedības kārtošanas formas biedrībām.
Autora profesionālais viedoklis ir, ka dzīvokļu īpašnieku biedrībām, kuras faktiski pilda dzīvojamās mājas pārvaldīšanas funkciju, divkāršā ieraksta sistēma ir piemērotāka nekā vienkāršota pieeja. Iemesls ir vienkāršs: šādām biedrībām parasti nepieciešama daudz precīzāka analītika par debitoriem, uzkrājumu fondu, norēķiniem ar pakalpojumu sniedzējiem, saņemtajiem maksājumiem un naudas plūsmu pa konkrētiem mērķiem.
Ko praksē nozīmē, ka biedrība pati veic dzīvojamās mājas pārvaldīšanu
Ja dzīvokļu īpašnieku biedrība pati veic dzīvojamās mājas pārvaldīšanu, tas nozīmē, ka biedrība nav tikai formāls juridisks ietvars. Tā kļūst par praktisku finanšu un dokumentu aprites centru mājas pārvaldīšanā.
Parasti tas nozīmē, ka biedrība:
- aprēķina maksājumus dzīvokļu īpašniekiem;
- uzrauga maksājumu saņemšanu;
- kontrolē parādus;
- organizē norēķinus ar pakalpojumu sniedzējiem;
- uzkrāj līdzekļus remontdarbiem;
- sagatavo gada pārskatu;
- nodrošina pārskatāmību pret dzīvokļu īpašnieku kopību.
Tieši tādēļ biedrības grāmatvedības uzskaite šādā modelī ir daudz vairāk nekā tikai “biedrības grāmatvedība” klasiskā nozīmē.
Kāpēc biedrības grāmatvedības uzskaite šeit ir sarežģītāka
Parastā biedrībā bieži pietiek ar samērā vienkāršu ieņēmumu, izdevumu un atlikumu kontroli. Taču dzīvokļu īpašnieku biedrībā, kas pati veic dzīvojamās mājas pārvaldīšanu, grāmatvedībai jāspēj sniegt skaidras atbildes uz vairākiem praktiskiem jautājumiem:
- cik katram īpašniekam ir aprēķināts;
- cik no tā ir samaksāts;
- cik palicis parādā;
- kāda daļa attiecas uz pārvaldīšanas maksām;
- kāda daļa attiecas uz uzkrājumu fondu;
- kāda daļa attiecas uz trešo personu vārdā aprēķinātajām iemaksām;
- cik līdzekļu uzkrāts;
- kā šie līdzekļi izlietoti.
Jo vairāk mājā ir dzīvokļu, jo svarīgāka kļūst detalizēta analītika. Tieši tāpēc biedrības grāmatvedības uzskaite dzīvojamās mājas pārvaldīšanā prasa daudz augstāku precizitāti.
Kādi uzskaites reģistri ir kritiski svarīgi
Lai biedrības grāmatvedības uzskaite būtu praktiski lietojama, nepietiek tikai ar bankas izrakstu, dažiem kopsummu kontiem un gada beigās manuāli sakārtotiem datiem. Uzskaitei jābūt veidotai tā, lai biedrība jebkurā brīdī varētu izskaidrot finanšu situāciju īpašniekiem, revīzijai un pati sev.
Praktiski tas nozīmē, ka jābūt vismaz šādai minimālai analītikai:
- pa dzīvokļiem vai īpašniekiem;
- pa maksājumu veidiem;
- pa trešo personu vārdā aprēķinātajām iemaksām;
- pa uzkrājumu fonda iemaksām un izlietojumu.
Tieši šī analītika ir pamats kvalitatīvai kontrolei. Ja tās nav, tad rodas tipiska problēma: kopējie cipari grāmatvedībā eksistē, bet neviens nevar ātri un pārliecinoši paskaidrot, ko tie praktiski nozīmē pa dzīvokļiem, parādiem un uzkrājumiem.
Uzkrājumu fonds biedrībā: viena no svarīgākajām uzskaites jomām
Ja runājam par biedrības grāmatvedības uzskaiti, tad viena no svarīgākajām jomām ir tieši uzkrājumu fonds biedrībā. Tieši te praksē visbiežāk rodas pārpratumi.
Bieža kļūda ir domāt, ka uzkrājumu fonds ir vienkārši “biedrības nauda”. Patiesībā šiem līdzekļiem jābūt skaidri nodalītiem, pārskatāmiem un izsekojamiem. Īpašniekiem ir jāsaprot:
- cik ir uzkrāts gada sākumā;
- cik iemaksāts gada laikā;
- kādiem mērķiem nauda izlietota;
- kāds ir atlikums gada beigās.
Ja uzkrājumu fonds nav atsevišķi izdalīts analītikā, rodas vairāki riski vienlaikus: kļūdains priekšstats par naudas atlikumiem, neskaidrības gada pārskatā un pārpratumi ar dzīvokļu īpašniekiem.
Maksājumu nošķiršana: ko nedrīkst jaukt vienā plūsmā
Lai dzīvokļu īpašnieku biedrības grāmatvedība būtu kvalitatīva, ir ļoti svarīgi nošķirt dažādās naudas plūsmas. Visbiežāk tās ir:
- pārvaldīšanas maksa;
- uzkrājumu fonda iemaksas;
- trešo personu vārdā aprēķinātās iemaksas;
- atsevišķi mērķa maksājumi konkrētiem darbiem.
Ja viss tiek iegrāmatots vienā kopējā plūsmā, pazūd informācijas kvalitāte. Tad vairs nav iespējams ātri saprast, cik biedrība patiesībā iekasē pārvaldīšanai, cik tikai administrē citu personu vārdā un cik ir uzkrāts nākotnes darbiem.
Tieši šī nošķiršana ir viens no galvenajiem priekšnoteikumiem labai biedrības grāmatvedības uzskaitei.
Par MK noteikumiem Nr. 408: kā tos saprast praksē
Rakstā par biedrības grāmatvedības uzskaiti ir svarīgi korekti nošķirt saistošo regulējumu no metodiska atbalsta. Tāpēc Ministru kabineta noteikumi Nr. 408 par dzīvojamās mājas pārvaldīšanas un apsaimniekošanas maksas aprēķināšanu šeit nav izmantoti kā vienīgais juridiskais pamats visām pašpārvaldības situācijām.
Šajā rakstā tie drīzāk kalpo kā metodisks orientieris sakārtotai tāmes un maksājumu aprēķina loģikai. Tas ir lietderīgi praktiskajā darbā, jo palīdz veidot īpašniekiem saprotamu maksājumu struktūru un skaidrāku pārskatu par izmaksām.
Debitoru uzskaite biedrībā: bez tās nav kontroles
Debitoru uzskaite biedrībā ir viens no svarīgākajiem elementiem dzīvojamās mājas pārvaldīšanā. Debitori šeit nav tikai viens kopējs cipars bilancē. Tie ir konkrēti īpašnieki, konkrēti periodi un konkrēti maksājumu veidi.
Kvalitatīvai debitoru uzskaitei jāspēj atbildēt:
- kurš īpašnieks ir parādā;
- par kādu periodu;
- par kādu maksājumu veidu;
- kāda ir kopējā parāda dinamika.
Bez šādas detalizācijas praktiski nav iespējams kvalitatīvi vadīt parādu kontroli, sagatavot gada pārskatu un izskaidrot finanšu situāciju dzīvokļu īpašnieku kopībai.
Gada pārskats biedrībai sākas nevis gada beigās, bet visa gada garumā
Viena no biežākajām kļūdām ir doma, ka biedrības gada pārskats tiek veidots tikai gada beigās. Patiesībā gada pārskata kvalitāte ir tieši atkarīga no tā, cik labi uzskaite ir kārtota visa gada laikā.
Ja gada laikā nav uzturēta:
- analītika pa īpašniekiem;
- nošķīrums pa maksājumu veidiem;
- uzkrājumu fonda kontrole;
- trešo personu vārdā aprēķināto iemaksu uzskaite;
- debitoru pārskats,
tad gada pārskata sagatavošana kļūst lēna, neefektīva un kļūdaina.
Biežākās kļūdas biedrības grāmatvedības uzskaitē
Visi maksājumi tiek likti vienā kopējā plūsmā
Tas ir viens no biežākajiem trūkumiem. Šādi pazūd pārskatāmība un kļūst grūti izskaidrot finanšu rezultātu.
Uzkrājumu fonds nav nodalīts
Ja nav atsevišķas uzkrājumu fonda uzskaites, nav iespējams pilnvērtīgi pārbaudīt ne iemaksas, ne atlikumus, ne izlietojumu.
Nav analītikas pa īpašniekiem
Ja nav iespējams ātri iegūt informāciju par konkrēta īpašnieka aprēķināto, samaksāto un parādu, uzskaite nav pietiekami kvalitatīva.
Nav nošķirtas trešo personu vārdā aprēķinātās iemaksas
Tas rada sajukumu starp biedrības pašu pārvaldīšanas ieņēmumiem un citu personu vārdā administrētiem maksājumiem.
Grāmatvedība nav sasaistīta ar kopības lēmumiem
Ja lēmumi un grāmatvedības ieraksti nav skaidri sasaistīti, vēlāk rodas strīdi par izlietojumu un aprēķiniem.
Kādu pieeju ieteicams ieviest praksē
Ja biedrība pati pārvalda dzīvojamo māju, ieteicams ieviest šādu minimālo sistēmu:
- analītika pa īpašniekiem;
- analītika pa maksājumu veidiem;
- atsevišķa uzskaite pa trešo personu vārdā aprēķinātajām iemaksām;
- atsevišķa uzkrājumu fonda uzskaite;
- regulāra debitoru kontrole;
- dokumentēta saikne starp kopības lēmumiem un grāmatvedības ierakstiem.
Šāda pieeja samazina kļūdu risku, atvieglo gada pārskata sagatavošanu un uzlabo pārskatāmību īpašnieku priekšā.
Noslēgumā
Biedrības grāmatvedības uzskaite, ja dzīvokļu īpašnieku biedrība pati veic dzīvojamās mājas pārvaldīšanu, prasa daudz vairāk nekā tikai korektu dokumentu iegrāmatošanu. Tā prasa sistēmu, kurā ir redzami īpašnieku maksājumi, uzkrājumu fonds, debitori, trešo personu vārdā aprēķinātās iemaksas un naudas izlietojums.
Jo agrāk biedrība ievieš kvalitatīvu analītiku, jo mazāk problēmu rodas gada pārskata sagatavošanā, lēmumu izpildes kontrolē un komunikācijā ar dzīvokļu īpašniekiem.
Atsauces uz normatīvajiem aktiem
- Dzīvokļa īpašuma likums
- Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums
- Biedrību un nodibinājumu likums
- Grāmatvedības likums
- Ministru kabineta 2022. gada 14. jūlija noteikumi Nr. 439 “Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem un grāmatvedības kārtošanu vienkāršā ieraksta sistēmā”
- Ministru kabineta 2017. gada 11. jūlija noteikumi Nr. 408 “Dzīvojamās mājas pārvaldīšanas un apsaimniekošanas maksas aprēķināšanas noteikumi” — šajā rakstā izmantoti kā metodisks orientieris.
Par autoru
Raimonds Baumanis ir SIA “ADVICE AAT” ārpakalpojuma grāmatvedības sabiedrības valdes loceklis ar praktisku pieredzi grāmatvedības uzskaitē, nodokļu piemērošanā un pārrobežu nodarbinātības jautājumos. Ikdienā konsultē uzņēmumus par nodokļu riskiem, darba samaksas jautājumiem, dokumentu atbilstību Latvijas normatīvo aktu prasībām un grāmatvedības procesu organizēšanu.