Ātrā atbilde
Katra dzīvojamās mājas īpašnieka maksājamā daļa nav tikai rēķinā ierakstīta summa. Tā ir summa, kas jānosaka, jāaprēķina un jāuzskaita pēc skaidras metodikas. Praksē galvenais dokuments šajā jautājumā ir dzīvokļu īpašnieku kopības lēmums par apstiprināto metodiku, jo tieši tas nosaka, kā konkrētajā mājā sadala maksājumus par siltumenerģiju, ūdeni, kanalizāciju, sadzīves atkritumu izvešanu, koplietošanas elektroenerģiju un citiem uzturēšanai nepieciešamajiem pakalpojumiem. Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums paredz, ka dzīvojamās mājas īpašnieki nosaka kritērijus un metodiku, ievērojot Ministru kabineta noteikumus, savukārt MK noteikumi Nr. 524 dod regulējuma ietvaru šīs maksājamās daļas noteikšanai, aprēķināšanai un uzskaitei.
Kāpēc šī tēma praksē ir tik svarīga
Dzīvojamo māju pārvaldīšanā viena no biežākajām problēmām nav pati rēķina summa, bet jautājums: uz kāda pamata konkrētajam īpašniekam ir aprēķināta tieši šāda summa. Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums nosaka, ka dzīvojamās mājas uzturēšanai nepieciešamie pakalpojumi ietver, cita starpā, siltumenerģijas vai dabasgāzes piegādi, ūdensapgādi un kanalizāciju, sadzīves atkritumu izvešanu, kā arī elektroenerģijas nodrošināšanu dzīvojamās mājas kopīpašumā esošajai daļai.
Tieši tāpēc praksē aprēķinu metodikas būtība nav teorētisks jautājums par normatīvo aktu citēšanu, bet gan ļoti konkrēts uzdevums — kā pareizi sadalīt saņemto kārtējo piegādātāja rēķinu starp dzīvojamās mājas īpašniekiem. Tas attiecas, piemēram, uz siltumenerģiju, koplietošanas elektroenerģiju, ūdensapgādi un kanalizāciju, kā arī citiem koplietošanas pakalpojumiem. Tieši tāpēc kopības apstiprinātai metodikai ir izšķiroša nozīme, jo bez tās vēlāk nav iespējams pārliecinoši pamatot ne aprēķinu, ne uzskaiti. Šis ir profesionāls secinājums, kas balstās uz likuma regulējumu par īpašnieku pienākumu nodrošināt pārvaldīšanu un pieņemt saistošus lēmumus par uzturēšanai nepieciešamajiem pakalpojumiem.
Galvenais princips: sākums ir kopības lēmums, nevis Excel fails
Dzīvojamo māju pārvaldīšanas nodrošināšana ir dzīvojamās mājas īpašnieka pienākums, un ar pārvaldīšanu saistīti lēmumi dzīvokļu īpašumu mājā tiek pieņemti Dzīvokļa īpašuma likumā noteiktajā kārtībā. Likums arī paredz, ka lēmumi par mājas uzturēšanai nepieciešamo pakalpojumu līgumu slēgšanas noteikumiem, kā arī par kārtību, kādā nosakāmi un maksājami obligātie izdevumi, ir saistoši ikvienam kopīpašniekam.
Tāpēc praksē maksājamās daļas aprēķins nesākas ar programmu vai rēķina izrakstīšanu. Tas sākas ar skaidri formulētu un apstiprinātu kopības lēmumu. Ja mājā nav šāda lēmuma par metodiku, vēlāk problēmas parasti parādās rēķinos, debitoru uzskaitē, sūdzībās un strīdos par aprēķina pareizību. Šim lēmumam praksē jābūt galvenajam dokumentam, uz kura pamata tiek organizēts aprēķins, rēķinu sagatavošana un vēlāk arī uzskaite.
Ko paredz normatīvais regulējums
Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums paredz, ka pakalpojuma līgumā jānorāda kritēriji un metodika, pēc kuriem nosaka, aprēķina un uzskaita katra dzīvojamās mājas īpašnieka maksājamo daļu, kā arī persona, kura šo maksājamo daļu aprēķina, sagatavo rēķinus, iekasē maksājumus un veic piedziņu pakalpojuma sniedzēja vārdā. Tāpat likums nosaka, ka šos kritērijus un metodiku nosaka dzīvojamās mājas īpašnieki, ievērojot Ministru kabineta noteikumus. Tas nozīmē, ka praksē nepietiek tikai atsaukties uz MK noteikumiem Nr. 524. Ir vajadzīgs arī konkrēts īpašnieku lēmums par to, kuru no atļautajām pieejām konkrētā māja lieto. Šī ir galvenā saikne starp normatīvo regulējumu un ikdienas aprēķinu praksi.
Tiešie un netiešie norēķini
Likums paredz, ka dzīvojamās mājas īpašnieks par attiecīgo pakalpojumu var norēķināties tieši ar pakalpojuma sniedzēju vai arī lemt, ka maksājumu iekasēšanu organizē pārvaldnieks vai cita pilnvarota persona, pārskaitot saņemto naudu pakalpojuma sniedzējam īpašnieka vārdā.
No uzskaites viedokļa tas ir ļoti svarīgi, jo praksē jānošķir:
- biedrības vai pārvaldnieka paša aprēķinātie maksājumi;
- trešo personu vārdā aprēķinātās summas;
- saņemtie maksājumi un to tālāka pārskaitīšana pakalpojumu sniedzējiem.
Ja šis nošķīrums nav skaidrs, rodas problēmas gan rēķinos, gan analītiskajā uzskaitē. Tas ir loģisks secinājums no likuma paredzētā tiešo un netiešo norēķinu modeļa.
Ko tieši regulē MK noteikumi Nr. 524
MK noteikumi Nr. 524 nosaka kārtību, kādā tiek noteikta, aprēķināta un uzskaitīta katra dzīvojamās mājas īpašnieka maksājamā daļa par dzīvojamās mājas uzturēšanai nepieciešamajiem pakalpojumiem. Noteikumi aptver vispārīgos jautājumus, ūdensapgādi un kanalizāciju, sadzīves atkritumu izvešanu, kā arī siltumenerģijas vai dabasgāzes sadales metodikas.
Tas nozīmē, ka pārvaldniekam vai biedrībai nepietiek ar vispārīgu formulējumu “sadalām pēc līdzšinējās kārtības”. Ir jābūt konkrētam, pārbaudāmam pamatojumam, kā maksājamā daļa tiek veidota. Praksē šis pamatojums izriet no kopības lēmuma un no tā, kā konkrētā māja piemēro noteikumos paredzēto metodiku.
Kad izmaiņas metodikā drīkst piemērot
Ja māja vēlas mainīt aprēķina kārtību, nepietiek ar iekšēju vienošanos vai jaunu aprēķina tabulu. Noteikumu sistēma paredz, ka izmaiņas aprēķina kārtībā ir saistītas ar dokumentu sakārtošanu ar personu, kura aprēķina maksājamo daļu, proti, praksē metodika ir jānostiprina juridiski korektā veidā, nevis tikai faktiski jāsāk piemērot.
Ūdensapgāde, kanalizācija un sadzīves atkritumi
MK noteikumu Nr. 524 II nodaļa regulē maksājamās daļas noteikšanu par ūdensapgādes un kanalizācijas pakalpojumu nodrošināšanu un sadzīves atkritumu izvešanu. Taču praksē šī nodaļa nav uztverama kā viens automātisks aprēķina modelis visām dzīvojamām mājām. Noteikumi paredz vairākus nosacījumus un aprēķina variantus, savukārt likums dod tiesības īpašniekiem noteikt konkrēto metodiku, ievērojot šos noteikumus.
Tāpēc izšķiroša nozīme ir tieši dzīvokļu īpašnieku kopības apstiprinātam lēmumam par to, kādā kārtībā konkrētajā mājā nosaka, aprēķina un uzskaita katra īpašnieka maksājamo daļu. Īpaši sarežģīti jautājumi praksē ir ūdens patēriņa starpība, neiesniegti rādījumi un situācijas, kad skaitītājs nedarbojas. Tāpēc biedrībai vai pārvaldniekam ir svarīgi ne tikai izrakstīt rēķinu, bet arī spēt paskaidrot, pēc kāda konkrēta kopības apstiprināta modeļa aprēķins veikts.
Siltumenerģijas sadale nav viens universāls princips
Tas pats attiecas arī uz MK noteikumu Nr. 524 III nodaļu par siltumenerģiju vai dabasgāzi. Arī šeit noteikumi nepiedāvā vienu universālu modeli visām mājām, bet paredz dažādus sadales variantus atkarībā no konkrētās situācijas.
Tieši tāpēc praksē izšķirošs ir kopības lēmums, kurā skaidri noteikts, kāda metodika konkrētajā mājā tiek piemērota. Dzīvokļu īpašniekiem ir tiesības izvēlēties saviem apstākļiem atbilstošu metodiku, taču šai izvēlei jābūt noformētai ar kopības lēmumu un piemērotai, ievērojot normatīvo regulējumu. Bez šāda lēmuma pārvaldniekam vai biedrībai vēlāk ir grūti pamatot, kāpēc konkrētajam īpašniekam aprēķināta tieši tāda maksājamā daļa.
Skaitītāju rādījumi: vieta, kur visbiežāk sākas problēmas
Noteikumi paredz, ka īpašnieki noteiktajā termiņā un kārtībā nolasa skaitītāju rādījumus un nodod tos personai, kas aprēķina maksājamo daļu. Ja tā lēmuši īpašnieki, rādījumus var nolasīt arī pārvaldnieks vai cita pilnvarota persona.
Taču praksē visbiežāk rodas šādas problēmas:
- rādījumi netiek nodoti laikā;
- rādījumi tiek nodoti nekorekti;
- nav skaidras kārtības, kas notiek, ja rādījumu nav vispār vai arī skaitītājs nedarbojas;
- nav vienotas pieejas, kā šo atspoguļot aprēķinā un vēlāk uzskaitē.
Tieši tāpēc pārvaldniekam vai biedrībai nepietiek tikai ar iespēju iesniegt rādījumus. Vajag skaidru procedūru, kas notiek katrā problemātiskajā situācijā. Šis ir praktisks secinājums no noteikumu prasības organizēt rādījumu apriti.
Ko vajag redzēt grāmatvedības uzskaitē
No uzskaites viedokļa lielākā kļūda ir situācija, kad rēķins ir izsniegts, aprēķins it kā ir, bet analītikā nevar parādīt, kā summa izveidojusies.
Praksē uzskaitei jāspēj parādīt vismaz:
- aprēķinu pa dzīvokļiem vai īpašniekiem;
- sadalījumu pa maksājumu veidiem;
- trešo personu vārdā aprēķinātās summas;
- uzkrājumu fonda iemaksas un izlietojumu, ja tās ietilpst rēķinu struktūrā;
- parādus un pārrēķinus pa konkrētiem pakalpojumiem.
Ja uzskaite nav pietiekami detalizēta, vēlāk nav iespējams skaidri paskaidrot, kāpēc konkrētais īpašnieks maksā tieši tik. Tas ir profesionāls secinājums no prasības maksājamo daļu ne tikai aprēķināt, bet arī uzskaitīt.
Ko ieteicams sakārtot biedrībai vai pārvaldniekam
Praksē ieteicams sakārtot četras lietas:
- Pirmkārt, nodrošināt skaidru dzīvokļu īpašnieku kopības lēmumu par apstiprināto metodiku aprēķiniem, jo tieši šim lēmumam praksē jābūt galvenajam dokumentam, uz kura pamata nosaka, aprēķina un uzskaita katra dzīvojamās mājas īpašnieka maksājamo daļu par attiecīgajiem pakalpojumiem.
- Otrkārt, noteikt skaidru rādījumu nodošanas un kontroles kārtību.
- Treškārt, rēķinos un uzskaitē nošķirt biedrības pašu aprēķinus no trešo personu vārdā aprēķinātajām summām.
- Ceturtkārt, uzturēt analītiku, kas ļauj jebkurā brīdī pamatot katra īpašnieka maksājamo daļu.
Praktisks piemērs no ikdienas darba
Praksē maksājamās daļas aprēķina un rēķinu sagatavošanas kvalitāti būtiski ietekmē arī izmantotais darba rīks. Autora praksē rēķinu sagatavošanai dzīvokļu īpašniekiem tiek izmantotas programmas WebNams un WinNams. No praktiskās darba pieredzes autora ieskatā šie risinājumi ļauj organizēt aprēķinus arī sarežģītākām metodikām, kur jāņem vērā vairāki mainīgie lielumi. Šī norāde rakstā lietota kā ilustratīvs praktisks piemērs, nevis kā reklāma vai šo risinājumu salīdzinājums ar citiem tirgū pieejamiem produktiem.
Biežākās kļūdas praksē
Visbiežāk redzamas piecas kļūdas.
Pirmā — nav skaidras un dokumentētas metodikas.
Otrā — skaitītāju rādījumu nodošanas kārtība nav kontrolēta.
Trešā — pārvaldnieka vai biedrības pašu maksājumi tiek sajaukti ar trešo personu vārdā aprēķinātām summām.
Ceturtā — nav iespējams pamatot, kāpēc konkrētajam īpašniekam aprēķināta tieši tāda summa.
Piektā — grāmatvedības analītika neatspoguļo aprēķina loģiku pa īpašniekiem un pakalpojumiem.
Tieši tāpēc īpašniekiem bieži rodas iespaids, ka rēķins ir “uztaisīts”, nevis aprēķināts pēc pārbaudāmas kārtības.
Praktisks secinājums
Ja dzīvojamā mājā nav savienoti četri elementi — kopības lēmums, piemērojamā metodika, rādījumu aprites kārtība un korekta analītiskā uzskaite — tad kļūdas agrāk vai vēlāk parādīsies rēķinos un strīdos ar īpašniekiem.
Ja šie elementi ir sakārtoti, tad:
- rēķini kļūst saprotamāki;
- samazinās strīdi;
- vieglāk kontrolēt debitorus;
- un daudz vienkāršāka kļūst grāmatvedības uzskaite.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai pietiek tikai ar atsauci uz MK noteikumiem Nr. 524?
Nē. Praksē vajadzīgs arī skaidrs dzīvokļu īpašnieku kopības lēmums par to, kuru metodiku konkrētā māja piemēro.
Vai īpašnieki drīkst izvēlēties savu metodiku?
Jā, bet tai jābūt izvēlētai un apstiprinātai, ievērojot normatīvo regulējumu.
Ko darīt, ja īpašnieks nav iesniedzis rādījumus?
Mājā jābūt skaidri noteiktai kārtībai, kas šādā gadījumā notiek un kā tas tiek atspoguļots aprēķinā.
Vai grāmatvedības uzskaitē jānošķir trešo personu vārdā aprēķinātās summas?
Jā. Tas ir būtiski gan pārskatāmības, gan korektas uzskaites dēļ.
Vai bez detalizētas analītikas var sagatavot korektu aprēķinu?
Īstermiņā var izrakstīt rēķinu, bet ilgtermiņā bez detalizētas analītikas būs grūti pamatot summas, kontrolēt parādus un sagatavot korektu pārskatu. Šis ir profesionāls secinājums no regulējuma un uzskaites loģikas.
Atsauces uz normatīvajiem aktiem
- Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums, īpaši 5. pants, 6. pants un 17.^2 pants.
- Ministru kabineta 2015. gada 15. septembra noteikumi Nr. 524 “Kārtība, kādā nosaka, aprēķina un uzskaita katra dzīvojamās mājas īpašnieka maksājamo daļu par dzīvojamās mājas uzturēšanai nepieciešamajiem pakalpojumiem”.
Par autoru
Raimonds Baumanis ir SIA “ADVICE AAT” valdes loceklis ar praktisku pieredzi grāmatvedībā un nodokļu piemērošanā. Ikdienā konsultē uzņēmumus par grāmatvedības, darba samaksas un nodokļu jautājumiem.